VeranderManagement

Verandering is, gemiddeld, niet de favoriete bezigheid van mensen; we zeggen wel dat het leven niet saai moet worden, maar in de praktijk doen we toch vaak het liefst de dingen die we altijd al doen.

Dat geldt ook voor bedrijven, management en medewerkers!
En dus vaak dé reden om deze feilbare mens te onderwerpen aan regels, procedures en controlelijsten.

Elk middelgroot en groot bedrijf heeft een protocol dat "VeranderManagement" heet en bestaat uit een 5-tal te nemen stappen: van Voorbereiding, Visie en Plan tot aan het Integreren en de Review na de Implementatie.
Meestal bestaat het team die de aanvraag moet beoordelen en goedkeuren, al dan niet voorzien van kritische opmerkingen, uit specialisten en managers van de relevante afdelingen of procesgroepen.

Het doel is helder: Veranderingen zijn onvermijdelijk, maar kunnen door een gestructureerde en gestandaardiseerde aanpak dit proces op een veilige en efficiënte manier begeleiden en vervolgens borgen in de diverse Managementsystemen en Organisatie.

Mijn ervaringen vanuit het productieproces van Engineering Plastics is dat dit met de uiterste zorgvuldigheid en nauwgezette systematiek wordt uitgevoerd, conform ook de diverse ISO-normen. Daarbij zijn er aparte protocollen voor grondstoffen, processen en organisatie.

Maar is dit genoeg?
Naar mijn mening zijn de protocollen enorm uitgebreid, meestal vanuit risicomijdend gedrag, en is de organisatie bureaucratisch geworden. Er moet een enorme hoeveelheid documenten aangeleverd worden met zeer uitgebreide, in te vullen, controlelijsten. Ik las recent nog: “Bureaucratische organisaties hebben het denken en doen gescheiden”....het geeft te denken!
Daarbij is ook de vraag gerechtvaardigd of het beoordelingsteam voldoende weet heeft van de inhoud, is er genoeg expertise om daadwerkelijk de aanvraag goed te kunnen beoordelen?

En misschien nog wel belangrijker: wat is eigenlijk de werkelijke status quo?
Hoe vaak komt het voor dat er een manager verantwoordelijk is voor een (deel) proces of werkwijze en dit niet of onvoldoende weet? Hoe vaak komt het voor dat er zo’n berg aan verantwoordelijkheden bij één persoon ligt, dat zij/hij de volle omvang ervan niet kán kennen? Hoe vaak komt het voor dat medewerkers nét iets anders werken dan op papier staat, omdat het gemakkelijker is of omdat een apparaat net iets anders werkt? Hoe vaak komt het voor dat werkinstructies zó uitgebreid zijn, dat het bijna onmogelijk is om in de uitvoering ervan exact het protocol te volgen? Hoe vaak komt het voor dat medewerkers via het standaard opleidingsprogramma online een training volgen, met een paar eenvoudige examenvragen, maar er zo weinig “praktijkexamens” worden afgenomen? Hoe vaak komt het voor dat, met alle goede bedoelingen en conform ISO-normen, er interne audits worden uitgevoerd door medewerkers vanuit andere afdelingen die weliswaar met “andere” ogen naar de situatie kijken, maar zeker niet met meer expertise (!)? Hoe vaak komt het voor dat door té weinig medewerkers té veel werk moet worden gedaan en het up-to-date houden van kennis en het trainen van medewerkers erbij inschiet? Hoe vaak komt het voor dat van een nieuwe grondstof nog niet alle gegevens en eigenschappen bekend zijn, maar het proefprogramma moet doorgaan, hoe ga je dan om met proces en medewerker veiligheid? Hoe vaak wordt er bij de “Technical Safety Life Cycle” toch een ondeugdelijke beveiliging gevonden, ondanks alle PVA’s, MSA’s, JSA’s, VABA’s, enz.? En hoe vaak verlaat een ervaren medewerker een bedrijf zonder dat haar/zijn kennis en kunde is vastgelegd en tenminste wordt overgedragen op een nieuwe medewerker?

Elke verandering wordt risicovoller als de werkelijkheid niet overeenstemt met datgene wat er op papier staat. Organisaties hebben vaak te weinig zicht op de praktijk en eigenlijke uitvoering van en door medewerkers.

Dus misschien moet je een stap terug doen, eens echt goed kijken naar alle protocollen en de uitvoerbaarheid ervan, de bureaucratie terugdringen en protocollen terugbrengen tot hun essentie én “Paper vs Practise” als stap 0 toevoegen aan het "VeranderManagement"!

Dat vereist een ander management, dat vereist een andere verhouding tot de ISO-normen en dat vereist meer tijd geven aan medewerkers om hun kennis op peil te houden....dat vereist misschien zelfs wel dat je een ton minder produceert!

Verander de wereld, begin bij jezelf...Vind dé blinde vlek in jouw organisatie!