Persoonlijk Noodplan, een kwestie van plannen!

Het leven is onvoorspelbaar, we weten nog niet eens wat er over 1 seconde kan gebeuren. Hoewel dit in ons dagelijks bestaan bij tijd en wijle een zegen kan zijn, is dit voor een bedrijf een risico. En dus heeft elke professionele organisatie een Noodplan, om de negatieve gevolgen van incidenten zo veel mogelijk te beperken. Daarbij gaat het niet zozeer om wat er gebeurt, maar hoe de organisatie ermee omgaat, wie doet wat op welk moment, wat zijn de alternatieven…kortom: plan B!

Maar wat omvat het Noodplan in de praktijk, wie schrijft het, wie kent het?
Bij (middel-) grote organisaties zie je vaak dat het Noodplan een omvangrijk document is en omvat het van elk aspect van elke afdeling en proces in een organisatie de bijbehorende scenario’s, waarin het onderdeel omschreven wordt, wie doet wat op welk moment, door wie en hoe is de communicatie, wat of wie is het alternatief, hoe snel is het opgelost en wat is daarvoor nodig.
Ofwel: de “routebeschrijvingen” in geval van calamiteiten (zoals brand) en uitval van processen.

Een Noodplan wordt meestal geschreven door een toegewezen Manager, die input vraagt aan de andere relevante Managers van het Management Team om de kritieke onderdelen in hun afdeling in kaart te brengen en een alternatief te definiëren. De “wat als” is de centrale vraag!
Bij kleine bedrijven en ZZP-ers beperkt dit Noodplan zich, voor zover ik kan inschatten, toch vaak tot een “brandoefening” en de financiële risicobeheersing in geval van arbeidsongeschiktheid; hoewel over dit onderwerp bij deze groepen nog veel te adviseren valt, richt ik me in deze blog op de (middel-) grote organisaties.

Hoe goed zijn de Noodplannen, is het genoeg? Is er gekeken naar wat de uitval en/of het alternatief bij de één voor gevolgen heeft bij de ander? Is alles wel in kaart gebracht of valt er iets tussen wal en schip, bijvoorbeeld op het raakvlak van 2 verschillende afdelingen of zelfs in relatie tot leveranciers? Wat als een analyse niet gedaan kan worden? Wat als er grondstoffen niet geleverd kunnen worden?
En omvat het, naast calamiteiten en uitval apparatuur, ook uitval van mensen? Matcht de blauwdruk van de Organisatie met het Noodplan?

Overigens zie je maar zelden positieve gedachten: wat als een nieuw product zo succesvol blijkt dat er meer vraag is dan je kunt aanbieden? ... maar dat even terzijde.

En evenzo belangrijk is: Wie kent de inhoud van het Noodplan?
Niet zelden wordt een Noodplan vanuit een Managers-gedachte geschreven: hoe manage ik de calamiteit? Een Noodplan wordt vaak geschreven vóór de mensen op werkvloer, maar zelden mét!
Terwijl het merendeel van de activiteiten waar zich incidenten kunnen voordoen juist op de werkvloer is ... Ja, er wordt minstens één keer per jaar een brandoefening gehouden, maar is dat genoeg? ... Ja, een Noodplan wordt jaarlijks gereviewd en rondgestuurd in de hele organisatie, maar wie leest dat echt goed?

Op het moment dat een noodsituatie of Incident zich voordoet wil je niet dat de medewerkers eerst een boekwerk door moeten lezen om te weten wat te doen; dan moet het meest urgente logisch en paraat zijn: “Wat is voor jou persoonlijk belangrijk”, “Wat kan er bij en met jou gebeuren” en “Wat is in jouw werk belangrijk om te weten wat je moet doen in geval van...”. De minder urgente aspecten kunnen wel opgezocht worden, maar moeten dan wel gemakkelijk vindbaar zijn.  Daar zijn tegenwoordig trouwens allerlei gemakkelijke tools voor, het kan zelfs via een smartphone App!

Dus, wat als elke medewerker een eigen persoonlijk Noodplan zou hebben? Wat zou daar dan in staan? En welke vragen zouden er dan gesteld worden?
... Wat als er brand is? Wat als ik ziek word? Wat als ik een andere baan krijg? Wat als het apparaat waar ik elke dag mee werk afwijkende geluiden maakt? Wat als ik een collega iets zie doen wat mogelijk risicovol is? Weet ik het minimaal noodzakelijke binnen het bedrijf of de afdeling of het proces? Weet ik wie in te schakelen of te informeren bij twijfel over veiligheid en juistheid van de processen? Of zijn er andere vragen en levert het misschien “Aha” leermomenten op die het Noodplan beter kunnen maken?

En als je dan toch bezig bent: Laat elke medewerker diezelfde vragen ook eens beantwoorden door die collega buiten de eigen afdeling waar hij/zij het meest mee van doen heeft.

Mijn stelling is dan ook:
Maak van een BedrijfsNoodplan een Persoonlijk Noodplan!    ...een kwestie van plannen!